|
|
ІНСТРУМЕНТИ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
ПУБЛІЧНО-ПРИВАТНОГО ДІАЛОГУ ДЛЯ МІСЦЕВОГО РОЗВИТКУ ЯК ОРГАНІЗУВАТИ УСПІШНУ КОНФЕРЕНЦІЮ/КРУГЛИЙ СТІЛ/ФОРУМ
ПРИЗНАЧЕННЯ За допомогою цих заходів місто перебуватиме в центрі публічно-приватного діалогу стосовно справ, що впливають на його економічні переваги та майбутнє.
|
ЩО ТАКЕ УСПІШНА КОНФЕРЕНЦІЯ?
ПЕРЕВАГИ УСПІШНОГО ЗАХОДУ
ЯК ОРГАНІЗУВАТИ УСПІШНИЙ ЗАХІД?
РЕСУРСИ ІНТЕРНЕТУ
ДОДАТОК
Організація конференції, круглого столу чи форуму є кроком у просуванні публічно-приватного діалогу з важливих питань щодо економічних переваг міста та його майбутнього. Конференції, круглі столи і форуми - заходи, під час яких відбувається обмін думками, - надають можливість громаді зосередитися на економічних питаннях, проблемах, перевагах, стратегіях та плануванні. Теми такого обміну думками можуть бути різними: від діалогу стосовно політичних рішень, які слід ухвалити, до дискусій про конкретні особливості міста чи його активів. Теми наукових конференцій можна вибирати з огляду на місцевих науковців і їхню спеціалізацію. Подібні заходи можна проводити також у формі промислових форумів у галузях народного господарства, що є ключовими для економічної могутності міста. Однак, найважливіше пам’ятати, що захід має бути досконало організованим і стати приємною та плідною подією, якою б не була тема такого обміну думками.
У цьому матеріалі подано опис того, як планувати, організувати та проводити успішні заходи. Сюди включено план організації заходу та контрольний листок, які допоможуть організаторам у його плануванні та проведенні.
Успішний захід на актуальну тему може виявитися дуже корисним для вашого міста. Успішні конференції, круглі столи або форуми уможливлюють діалог між приватним сектором та владою з питань, важливих для громади. Оскільки спільні для громади проблеми слід вирішувати із залученням всієї громади, важливо проводити добре організовані та результативні заходи.
Такими заходами також можна скористатися, аби привернути увагу до сильних сторін і ресурсів міста. Завдяки проведенню заходів, присвячених питанням, у яких місто досягло особливих успіхів, наприклад, у конкретній науковій або виробничий галузі, зміцнюється та покращується репутація міста в цій галузі. Також, оскільки міський захід зазвичай відвідують гості з інших міст, він надає можливість діловим, науковим та мистецьким колам міста встановити нові контакти й знайомства, обмінятися думками та ідеями, що зміцнить їхні позиції в професійній сфері та підвищить рівень знань.
ЯК ОРГАНІЗУВАТИ УСПІШНИЙ ЗАХІД?
Планування конференції
Розпочинаючи планування заходу, слід передусім вирішити низку принципових питань: для кого призначений захід, скільки учасників ви хотіли б залучити на форум, конференцію чи круглий стіл, чи плануєте звертатися за фінансуванням до спонсорів та чи будете самі опікуватися організаційними питаннями або ж запросите професіоналів.
Підготовка успішної конференції вимагає таланту, участі різних представників громади та співпраці між ними. Тому найкраще сформувати Комітет з планування конференції на ранній стадії планування.
Комітет з планування конференції є групою людей, які відповідають за ті чи інші аспекти планування програми та організації конференції. Члени комітету мають широко представляти цільову аудиторію конференції. Якщо конференція проводиться за підтримки міської ради чи виконавчого комітету, то, як правило, в комітет призначають працівників цих організацій. Корисно також запросити до роботи в комітеті представників інших організацій, зацікавлених у конференції, зокрема спонсорів. Якщо ж спонсорів більше одного, то в комітеті зазвичай представлена кожна з цих організацій. Одна з функцій комітету – розподіл навантаження серед багатьох людей, і найбільша користь від роботи комітету в тому, що захід стане результатом інтелектуальної та планувальної роботи не лише однієї особи.
Для невеликого заходу достатньо мати комітет з планування, що складається з кількох осіб, фактично - команду; більша конференція може вимагати й ширшого складу комітету, оскільки необхідно приймати більше рішень і виконувати великий обсяг роботи. Але слід бути обачним: формування комітету з надто широким складом учасників може викликати певні проблеми. Найочевиднішою є складність збирати комітет на зустрічі. Більш серйозною проблемою може стати досягнення згоди між численними членами комітету.
Для роботи в комітеті слід залучати людей, які:
- мають професійний досвід в питаннях, пов’язаних з тематикою заходу, або володіють організаторськими, переговорними чи комунікаційними навичками;
- є надійними;
- здатні брати на себе відповідальність;
- вміють працювати з людьми;
- здатні приймати рішення;
- здатні підкорятися рішенню більшості.
Як правило, комітет з планування заходу ділить з Координатором конференції і Спонсором відповідальність за такі три функції:
- консультативна функція;
- ухвалення рішень з календарного планування та логістики;
- реагування на рекомендації та пропозиції щодо змісту конференції.
Як тільки розпочнеться робота над конкретними питаннями, роль комітету стане більш визначеною. Щоб уникнути плутанини й непорозумінь, украй важливо чітко пояснити членам комітету його мету та функцію.
Для більш ефективної роботи комітету має сенс скласти таблицю планування конференції зі списком контрольних питань, термінами виконання та відповідальними. (Дивись Додаток)
Цей перелік не є статичним документом, продовжуйте додавати ті питання, в яких виникає доцільність і необхідність. Коли перелік питань буде повністю складено і функцію кожної особи або групи визначено, перегляньте цей список разом зі спонсором та членами комітету.
Існують також інші питання стосовно комітету, які спонсорові й координаторові потрібно враховувати, наприклад:
- Чи компенсуватимуть членам комітету витрати часу та грошей?
- Як часто збиратиметься комітет?
- Як довго існуватиме комітет?
- Чи проводитиме комітет оцінку конференції?
- Чи буде документуватися робота комітету для використання в майбутньому?
- Кому підзвітний комітет?
Відповіді на ці запитання особливо важливі, коли комітет складається з представників різних організацій та агенцій.
Координатор заходу
Однією з перших функцій Комітету з планування заходу може бути призначення одного з його членів Координатором заходу.
Внутрішній координатор – це частіше працівник виконкому чи спонсора.
Мати компетентну особу в ролі координатора надзвичайно важливо для забезпечення успіху заходу, оскільки координатор задіяний у кожному аспекті планування й проведення конференції. Вам потрібен хтось, хто має якості, які визначалися вище для членів комітету, а також і деякі інші. Вам потрібна людина, яка:
- володіє добрими організаторськими навичками;
- має комунікаційні здібності;
- уважна до деталей;
- може діяти навіть у напруженій ситуації; великим плюсом є почуття гумору.
Планування заходу вимагає значного часу, присвяченого адміністративній та офісній роботі. Проведення заходу з обміну думками вимагає багато управлінських зусиль, особливо якщо це великий захід з кількістю учасників понад 200. Це означає, що координатору може знадобитися адміністративний персонал або секретаріат. Якщо у координатора є інша робота та обов’язки, наприклад, координатор може бути представником міської адміністрації, то у такому разі його керівник повинен надати йому достатньо робочого часу для організації заходу. Це положення є ключовим, оскільки для успіху заходу команда планувальників повинна мати достатньо часу для організації. Функції координатора та секретаріату в сукупності включають:
Функції менеджменту:
- Підготувати бюджет заходу.
- Встановити графік виконання завдань для підготовки заходу.
- Попередньо відвідати місце проведення.
- Домовитися стосовно готелів / приміщень для зустрічей.
- Надавати рекомендації та забезпечувати зв'язок з доповідачами /ведучими / учасниками заходів.
- Підготувати програму конференції.
- Підібрати і навчити персонал і волонтерів для конференції.
- Управляти кризами під час заходу.
- Передбачати незаплановані витрати.
- Розробляти форми оцінки заходу.
- Забезпечувати оплату рахунків.
Адміністративні функції:
- Організовувати, складати графік і забезпечувати персонал для зустрічей Комітету з планування заходу.
- Готувати повідомлення про захід, брошури та реєстраційні форми.
- Спілкуватися з зареєстрованими учасниками заходу.
- Замовляти матеріали та обладнання для заходу; працювати з постачальниками.
- Готувати таблички з прізвищами, вивіски, банери.
- Замовляти розташування меблів у аудиторії чи залі.
- Забезпечувати логістику.
- Здійснювати реєстрацію учасників заходу в офісі, де планується захід, та в місці проведення конференції.
Не забувайте, що планування заходу - це повноцінна робота; для координатора заходу вона може стати єдиним робочим завданням!
Для чого проводити захід?
Мета заходу має бути чітко визначена до початку процесу планування
Нижче подано рекомендації способів, які допоможуть вам сформулювати мету конференції:
- Сформулюйте чітку і точну мету. Деякі конференції не досягають успіху просто тому, що досягнення їхньої мети відбувається не повністю.
- Знайте, що роблять інші. Наприклад, якщо ваш захід стосується конкретної дисципліни, скажімо, муніципальний маркетинг, поцікавтеся, що робиться в інших містах України та за кордоном; що роблять організації, які працюють над цим питанням; що у цій сфері пропонують тренінгові центри; які теми вони викладають під час своїх тренінгів.
- Визначте потреби вашої цільової аудиторії. Не кажіть вашій цільовій аудиторії, якої інформацію вони потребують – нехай вони самі вам це скажуть. При визначенні потреб допомагає опитування.
Хто ваша цільова аудиторія?
У процесі планування конференції, мета визначається першою, а потім визначаються відповідні учасники.
Ви маєте визначити аудиторію, яку хочете залучити, та розуміти їхні потреби.
Популярною тенденцією є великі багатотематичні заходи у напрямках, що відповідають потребам різних груп. Такий підхід дозволяє учасникам обмінюватися думками з різних тем впродовж заходу, або змінювати теми, обираючи ті чи інші питання для дискусії.
Зараз набуває поширення методика проведення заходів - OPEN SPACE – де учасники мають можливість самостійно визначати теми для обговорення в рамках одного заходу.
Кількість учасників
При плануванні заходу дехто вважає, що більша кількість учасників забезпечує вищу якість заходу. Це не завжди правильно. Кількість учасників пов’язана з іншими факторами. Враховуйте такі моменти:
- Цільова аудиторія. Не плануйте захід на 500 осіб, коли кількість реально очікуваних учасників складає лише 200.
- Бюджет заходу. Фінансові ресурси, наявні для проведення конференції, безпосередньо відобразяться на програмі і можуть вплинути на кількість запрошених учасників.
- Кількість та розміри аудиторій для засідань. Недостатня кількість наявних місць обмежує кількість учасників, яких ви можете запросити.
- Розміщення в готелі. Кількість номерів та розміри готелю надзвичайно важливі, якщо учасники заходу мають залишатися на ніч.
- Кількість персоналу та волонтерів. Хоча забезпечення персоналом визначається кількістю учасників, цей фактор може мати більший вплив, якщо ви маєте обмежену кількість наявного персоналу.
- Розмір актового або банкетного залу. При організації пленарних засідань, харчування або інших загальних зібрань вашої програми, кількість учасників знову ж таки обмежується розміром залу.
- Дати заходу. Призначайте дати, які не створюють конфлікту з іншими подіями, включно з державними або релігійними святами.
Дати заходу
При плануванні заходу, метою якого є обмін думками, слід мати в запасі принаймні 3-6 місяців на його організацію. Тоді ви маєте достатньо часу на планування та адміністративні завдання. Звичайно, ці завдання можуть бути виконані за набагато коротший час, але чим раніше ви почнете, тим більше полегшите собі роботу.
Розглядаючи дати проведення заходу, майте на увазі, що всі готелі та приміщення для зустрічей мають пікові періоди, коли вони найбільше затребувані, "цінуйте" періоди меншого навантаження і уникайте періодів, коли попит коливається. Якщо ви розглядаєте дати протягом пікового періоду, вам може знадобитися додатковий час на те, щоб отримати бажане місце проведення в бажаний час і за бажану ціну. Це три фундаментальні елементи вибору місця - розміщення, дати і ціна.
Дехто при плануванні заходу вважає дату і місце найбільш важливими елементами; інші більше звертають увагу на вартість. Слід розуміти, що встановлення пріоритетів серед будь-яких двох із цих факторів значним чином впливає на третій фактор.
Коли ви визначаєте пріоритетні дати, слід враховувати:
- Дати проведення інших конференцій, які конкурують з вами за цільову аудиторію.
- Національні та релігійні свята або події.
- Очікувані погодні умови.
- Дати початку й завершення занять у школах.
- Пік сезону проведення заходів.
Ці фактори мають вплив на забезпечення конференції персоналом, доповідачами та учасниками. Вони також можуть мати вплив на вартість номерів у готелі.
Бюджет заходу
Бюджет заходу слід готувати з залученням спонсора (яким може виступати міськвиконком), комітету з планування і (завжди) координатора. Спонсора можна залучити до процесу, оскільки спонсорська організація як правило відповідальна за сплату всіх витрат конференції. Координатор має контролювати бюджет, тобто всі статті бюджету мають ініціюватися або розроблятися спільно з координатором. Координатор має затверджувати рішення про сплату витрат бюджету.
Фактично бюджет це перелік усіх очікуваних витрат заходу із зазначенням усіх джерел фінансування та передбачуваних надходжень від заходу (якщо такі передбачаються). При розробці бюджету розглядаються аргументи за і проти сплати учасниками реєстраційних внесків. Організація збору реєстраційних внесків потребує додаткової уваги (Дивись Додаток «Планувальна таблиця для організації конференції-перелік контрольних питань»).
http://www.event-management-uk.co.uk/guide_conferences_uk.asp
Event Management UK– англомовний сайт, на якому можна дізнатися про методологію організації різного рівня заходів у Великій Британі.
http://tumis.com/newsletter/TUMIS_conference_planning.pdf /20592
Канадський англомовний сайт, корисний при організації конференцій.
http://iallt.org/conftabl.html
CONFERENCE PLANNING GUIDELINES by Read Gilgen (IALL) - англомовний сайт , який можна використовувати для організацій навчальних конференцій.
http://gov.cap.ru/hierarhy.asp?page=./19187/20555
Офіційний портал органів влади – російськомовний сайт, може бути корисним при організації прес-конференцій, брифінгів, написання прес-релізів.
http://www.advertology.ru
Что такое event management?- російськомовний сайт, цікавий для ознайомлення з менеджментом заходів.
ПЛАНУВАЛЬНА ТАБЛИЦЯ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ КОНФЕРЕНЦІЇ
Перелік контрольних питань
|
Тема |
Питання |
Відповідальна особа |
Термін виконання |
Коментарі(витрати, |
|
Призначити дату |
Наявність приміщення (кількість осіб, харчування, комп’ютерні зали) |
|||
|
Проконсультуватися у місцевій раді/ з посадовцями |
||||
|
Збіг у часі з іншими конференціями |
||||
|
Збіг у часі з іншими міськими заходами (напр., день міста, фестиваль) |
||||
|
Місцеві, регіональні, національні члени |
||||
|
Забезпечення комунікації (зустрічі, електронна пошта, телефон) |
||||
|
Забронювати конференц-зали |
Скільки це коштує? |
|||
|
Складення графіку |
||||
|
Наявні технічні засоби? |
||||
|
Великі кімнати для загальних сесій |
||||
|
Місця для реєстрації, штаб-квартира конференції |
||||
|
Місця для проведення перерв |
||||
|
Ділянки для демонстраційних матеріалів Узгодити розмір кімнат з очікуваною кількістю учасників |
||||
|
Загальна тема |
||||
|
Оголошення про запрошення до участі в конференції (доповідачів) |
за 3-6 міс. |
|||
|
Сформувати програму |
||||
|
Доповідачі |
Узгодження теми доповіді, презентаційних матеріалів |
|||
|
Спеціальні аудіовізуальні/комп’ютерні вимоги |
||||
|
Реклама та розповсюдження інформації |
Відповідальний за рекламу заходу |
|||
|
Оголосити дати |
Якнайраніше |
|||
|
Розсилка запрошень (скільки, коли, кому, пільгові тарифи на поштові відправлення) |
||||
|
Реклама через Інтернет та електронними засобами (електронна пошта, електронний список розсилки) |
||||
|
Запрошення (розробити дизайн, розмножити тощо) |
||||
|
Окремо запросити ЗМІ |
||||
|
Проживання |
Визначити готелі, тощо(врахувати місцезнаходження, вартість, якість) |
|||
|
Домовитися про групові тарифи, інші вигоди (додатковий транспорт) |
||||
|
Забронювати номери в готелі (гарантії, санкції за відмову тощо) |
||||
|
Порядок реєстрації (безпосередньо в готелі чи через реєстрацію на участь у конференції) |
||||
|
Транспорт |
Мапи та інструкції як проїхати |
|||
|
Забезпечення транспорту з аеропорту / в аеропорт чи вокзал |
||||
|
Транспортне забезпечення між місцем проживання та місцем проведення конференції |
||||
|
Транспорт для спеціальних заходів |
||||
|
Харчування |
Скільки разів харчування включено до реєстраційного внеску, якщо він є(додатково?) |
|||
|
Перерви (кава, напої, легкі закуски) |
||||
|
Аналіз пропозицій місцевих ресторанів / ціни / місцезнаходження |
||||
|
Врахувати спеціальні дієти |
||||
|
|
Вирішити як, коли і чи взагалі подавати алкогольні напої |
|||
|
Управлінські інструменти |
База даних / електронні таблиці |
|||
|
Бюджет |
Кошти
|
|||
|
Збирати внески разом з реєстрацією? |
||||
|
Вартість харчування може буде включено чи виключено з реєстраційного внеску |
||||
|
Відкрити спеціальний рахунок |
||||
|
Процедури (підготовити та розіслати разом з оголошенням банківські квитанції з реквізитами) |
||||
|
Метод оплати витрат з рахунка (бухгалтерські вимоги) |
||||
|
Квитанції про оплату реєстраційного внеску для учасників (заздалегідь віддруковані, на місці) |
||||
|
Виставка спонсорів, місцевого бізнесу взагалі |
Чи буде виставка в рамках конференції? |
|||
|
Місцезнаходження, графік роботи, матеріально-технічне забезпечення |
||||
|
Зовнішня підтримка |
Заходи за фінансової підтримки місцевого бізнесу, спонсорів |
|||
|
Пакети матеріалів для учасників конференції |
Що включити (мапи, програма, місцева інформація, папки , ручки, блокноти) можливо, з використанням назви конференції |
|||
|
Підготовка (підбір матеріалів, розмноження, складання) |
||||
|
Розповсюдження (як, коли) |
||||
|
Іменні бейджи |
Розмір і тип |
|||
|
Як підготувати та роздати |
||||
|
Установлення й підтримка обладнання |
Що є в наявності / потрібно орендувати?
|
|||
|
Що та коли запитати доповідачів про їхні потреби |
||||
|
Коли доповідачі можуть випробувати обладнання |
||||
|
Допоміжний персонал (встановлення обладнання, перевірка, усунення неполадок) |
||||
|
Програмне забезпечення |
Що є / може бути доступним? |
|||
|
Хто встановлює? |
||||
|
Розваги |
Інформація про ресторани, клуби |
|||
|
Місцеві визначні місця, екскурсії |
||||
|
Додаткові тури по місту |
||||
|
Сімейні заходи (для великих конференцій, днів міста) |
||||
|
Місцеві атракції |
||||
|
Заходи, спонсоровані конференцією |
||||
|
Запланований вільний час |
||||
|
Інше |
Матеріали з результатами роботи конференції (СД, презентації) |
|||
|
Формування |
