|
|
ІНСТРУМЕНТИ ЗАЛУЧЕННЯ ВІДВІДУВАЧІВ
ДО МІСТА БЮРО З ОБСЛУГОВАННЯ ГОСТЕЙ МІСТА
ПРИЗНАЧЕННЯ Забезпечення більшої кількості відвідувачів та туристів у вашому місті. |
ЩО ТАКЕ БЮРО З ОБСЛУГОВАННЯ ГОСТЕЙ МІСТА?
В ЧОМУ ПЕРЕВАГИ ВІД СТВОРЕННЯ БОГМ?
ЯК СТВОРИТИ БОГМ?
РЕСУРСИ ІНТЕРНЕТУ
ПРИКЛАДИ
ЩО ТАКЕ БЮРО З ОБСЛУГОВАННЯ ГОСТЕЙ МІСТА?
Бюро з обслуговування гостей міста (БОГМ) [1] – це місцева туристично-маркетингова організація, що спеціалізується на плануванні та організації з’їздів, зустрічей, конференцій і візитів у місті чи регіоні. Спектр послуг, що їх забезпечує БОГМ, є ширшим, аніж ті, що надаються інформаційно-туристичним центром, але зазвичай включають і послуги останнього. Розмір Бюро, його ресурси та набір послуг залежить від специфіки кожного конкретного міста, його принад, транспортних сполучень, наявних закладів, а також ресурсів. БОГМ довели, що є ефективними інструментами розвитку туризму в багатьох країнах світу, однак, наскільки нам відомо, їх ще немає в Україні.
Послуги, що їх надають Бюро з обслуговування гостей міста
БОГМ забезпечують широкий спектр послуг від комплексної допомоги щодо планування заходів до більш вузької та спеціальної підтримки. Найбільш поширеними послугами, що їх надають БОГМ, є організація корпоративних, міських та спеціальних заходів, а також забезпечення гостей міста житлом, транспортом та екскурсійним обслуговуванням.
Корпоративні заходи. БОГМ допомагають організаціям в проведенні конференцій, виставок, тренінгів, семінарів та виїзного корпоративного відпочинку. Кожне БОГМ має надати повний перелік послуг, з тим щоб клієнти могли визначитись, якої допомоги вони потребують. На стадії планування БОГМ може допомогти клієнтові визначитися з місцем проведення заходу, виготовити обладнання та організувати харчування учасників. Якщо БОГМ не має власних ресурсів для забезпечення цього, воно повинно надати список потенційних надавачів цих послуг та допомогти клієнтові в процесі переговорів. Помічним є, коли БОГМ мають попередні угоди з надавачами таких послуг для забезпечення проведення заходу.
Після того як ви дійшли згоди щодо місця проведення заходу, БОГМ може надсилати запрошення, реєструвати учасників, друкувати беджі та готувати подарункові набори для учасників заходу, що містять путівники по місту, карти, промоційні та інші інформаційні матеріали про місто. Залежно від потреб клієнта, БОГМ може запропонувати допомогу в розробці програми заходу, зокрема щодо планування та складання графіків екскурсій, інших подій і, навіть, щодо запрошення промовців. Якщо клієнт бажає зробити промоцію чи прорекламувати захід, БОГМ може підготувати та розповсюдити прес-релізи, помістити рекламні оголошення у місцевих газетах, запросити представників ЗМІ чи організувати прес-конференцію. Перелік послуг БОГМ повинен також передбачати допомогу щодо замовлення готелю, транспорту та харчування. Як зразок, нижче подано перелік послуг БОГМ міста Лонгв’ю (штат Техас, США).
[1] Ця назва є дещо довільним перекладом назви Conventional&Visitors Bureau – організацій опис діяльності яких покладено в основу цього Інструменту
|
Приклад 1 – Послуги, що їх надає БОГМ міста Лонгв’ю (штат Техас, США) для проведення корпоративних та інших масових зустрічей
|
Незважаючи на конкретні потреби клієнта, БОГМ має бути однією з перших установ, до якої може звернутися організація, що планує певний корпоративний захід, а також відповідально ставитися до якості надаваних послуг. Це забирає менше часу клієнта і йому легше одержати всю необхідну інформацію в одному місці та мати справу з однією особою, що відповідає за увесь процес планування.
Міські та спеціальні заходи. БОГМ може допомагати рекламувати своє місто, як ідеальне місце для проведення різноманітних спеціальних заходів, як-от програми для дітей, весілля, зустрічі випускників чи збори друзів.
Нижче подано приклад послуг з організації весіль, що їх надає БОГМ міста Новий Орлеан (США). Приклад 2 – Весільні послуги, що їх надає БОГМ міста Новий Орлеан (штат Луїзіана) Бюро у справах конференцій та відвідувачів є неприбутковою організацією, що пропонує безкоштовну допомогу з розселенням гостей, пошуком інформації щодо одержання свідоцтва про шлюб, визначення місця проведення, пошуку фірм, що обслуговують весілля, флористів тощо. Ми можемо допомогти вам та вашому клієнту:
Фестивалі, ярмарки та спортивні заходи також привертають до міста відвідувачів, їхні родини та друзів. БОГМ може запропонувати свої послуги організаторам таких заходів. Бюро може надати допомогу місцевій владі чи іншій приймаючій організації щодо розробки програми заходу, запрошення гостей, розробки та друку промоційних матеріалів, а також забезпечувати логістичну підтримку учасників заходу.
Послуги щодо розселення, транспортне та екскурсійне обслуговування. БОГМ має надавати інформацію про всі можливі варіанти тимчасового розміщення в місті. Бюро також може запропонувати допомогу щодо бронювання кімнат для певної кількості гостей або великих груп. Для прикладу, Бюро з питань розселення, що входить до складу БОГМ міста Саванна (штат Джорджія, США), обслуговує групи, працюючі з декількома готелями, де заповнює більше 500 кімнат в гарячій сезон. Бюро допомагає клієнтам одержати всю необхідну інформацію та заповнити необхідні для розселення форми. Бюро також надсилає підтвердження делегатам про те, що їм заброньовано кімнати..
Транспортні послуги можуть надаватися більшим групам, однак індивідуальним відвідувачам слід принаймні надати достовірну інформацію про таксі, оренду машин та громадський транспорт. Оскільки завжди є щось унікальне, що можна показати чи розказати про ваше місто, БОГМ повинно завжди мати напоготові інформацію про екскурсії містом чи розглянути можливість власними силами проводити екскурсії, якщо такої послуги немає.
На початок
В ЧОМУ ПЕРЕВАГИ ВІД СТВОРЕННЯ БОГМ?
БОГМ є хорошим інструментом економічного розвитку, який може допомогти збільшити кількість відвідувачів міста та суму коштів, що вони витрачають у місті, таким чином сприяючи місцевому економічному зростанню. БОГМ є хорошими рекламниками міста, і якщо ними правильно керувати, вони можуть розповсюджувати багато інформації про цікаві місця та принади вашого міста. Корпоративні відвідувачі та групи туристів мають безліч варіантів, яке місто їм відвідати. Чим легше таким групам спланувати й організувати програму у певному місті, тим ймовірніше вони виберуть це місто, а не будь-яке інше. Загалом кажучи, оскільки БОГМ сприяють груповим відвідинам міста, вони відіграють велику роль щодо забезпечення процвітання туризму в місті, спортивних закладів, готельної індустрії та місць для проведення зустрічей, що забезпечує сталі економічні вигоди для громади. Наприклад, у 2004 році БОГМ міста Единбург, яке є гарно організованою та керованою організацією, залучило до місцевої економіки понад 37 мільйонів фунтів.
|
Приклад 3 – Переваги від БОГМ (Сан-Франциско, штат Каліфорнія) “Врешті решт, ми вимірюємо успіхи нашою здатністю привабити відвідувачів до Сан-Франциско. Пріоритетом для нас є відвідувачі, що залишаються в місті на ніч, оскільки від них найбільше доходів одержують усі сегменти. З 2002 року в Сан-Франциско з кожним роком стабільно збільшується кількість відвідувачів та коштів, які вони витрачають в місті. Люди, що відвідують Сан-Франциско (в мільйонах) 2002 2003 2004 13,7 14,3 15,1 Витрачання грошей приїжджими (в мільярдах) 2002 2003 2004 $5,9 мільярдів $6,1 мільярдів $6,7 мільярдів Додатково у 2004 році приїжджі до міста Сан-Франциско забезпечили $347 мільйонів податкових надходжень та 61300 робочих місць, зарплатня на яких склала $1,53 мільярдів.” |
На початок
ЯК СТВОРИТИ БОГМ?
1. Організуйте робочу групу. Для створення БОГМ слід зібрати групу кваліфікованих та відданих людей, яка працюватиме над привабленням відвідувачів до міста. Створення БОГМ має бути ініціативою міської влади, яка має скласти список зацікавлених сторін у місті. Представники цих зацікавлених сторін стануть членами робочої групи, що розроблятимуть стратегію розвитку БОГМ, а пізніше – членами Ради директорів вже створеного Бюро.
2. Проведіть аналіз ресурсів та потенціалу міста. Робоча група щодо створення БОГМ має визначити та проаналізувати сильні та слабкі сторони міста стосовно можливості приваблювати відвідувачів, а також визначити приблизний розмір ринку для послуг, що їх надаватиме Бюро у справах конференцій та відвідувачів. На основі цього аналізу робоча група розробить просту стратегію, яка формулюватиме стратегічні цілі та завдання для БОГМ. Усі подальші конкретні розрахунки бюджету та рекламні зусилля мають базуватися на цьому аналізі та стратегії. Місія табачення БОГМ мають бути визначені на самому початку розробки стратегії.
|
Приклад 4 – Заява про бачення БОГМ міста Сіетл (США) Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Сіетл є неприбутковою агенцією з економічного розвитку, що відповідає за конкурентне рекламування Сіетла та околиць, як місця для проведення конференцій та для приїзду туристичних груп й індивідуальних відвідувачів. Мета цих рекламних зусиль полягає у тому, щоб поліпшити можливості щодо працевлаштування та забезпечити економічне процвітання регіону. Члени нашої організації одержують користь від маркетингових програм Бюро та мають безпосередній доступ до ринку туристів. |
3. Розробіть перелік послуг та приблизний бюджет. На підставі аналізу того, що місто може запропонувати приїжджим та стратегії Бюро у справах конференцій та відвідувачів робоча група має скласти перелік послуг, які місто може надавати без зайвих зусиль при наявних ресурсах. Також було б корисно розробити список бажаних послуг, які можна було б надавати, щоб доповнити чи розширити асортимент послуг. Ці послуги можна розробити пізніше відповідно до пріоритетів та наявних ресурсів. Цей перелік може бути амбіційним, але він має бути й реалістичним.
Перелік послуг має включати орієнтовний бюджет, де буде встановлено, скільки коштуватимуть послуги, а також які потенційні доходи матиме Бюро від продажу цих послуг. Цей бюджет допоможе з’ясувати скільки коштуватиме містові утримання БОГМ та буде основою для прийняття стратегічних рішень у майбутньому. Бюджет БОГМ потребуватиме попереднього схвалення міською радою, оскільки він безпосередньо позначиться на видатках з міського бюджету.
4. Виберіть організаційну модель. У різних країнах світу БОГМ мають різну організаційну модель – від цілковито публічних до напівпублічних та цілковито приватних організацій. Однак всі вони працюють на неприбутковій основі. Модель, яку обирають різні міста, значною мірою залежить від потенційного обсягу споживчого ринку на послуги, що їх надає БОГМ. Якщо розмір такого ринку є малим і немає гарантій того, що буде охоплено мінімальну кількість цільової аудиторії, міста дійшли до висновку, що практичним є організовувати БОГМ як комунальне підприємство або, у деяких випадках, як напівпублічну неприбуткову громадську організацію, яка одержує податкові пільги, а також щорічне замовлення з бюджету та субсидії з бюджетів різних рівнів. Місцеві та регіональні органи влади одержують вигоду від діяльності БОГМ навіть коли потенціал ринку є доволі малим, оскільки БОГМ допомагає максималізувати цей потенціал, збільшуючи кількість приїжджих, які платять місцеві податки та поліпшують надходження до місцевих бюджетів. Маючи значний фінансовий вплив на БОГМ, органи місцевого самоврядування також мають можливість максимально контролювати його діяльність.
В містах з великим або відносно стабільним ринком відвідувачів та значною індустрією прийому туристів більш популярними є напівпублічні БОГМ, які являють собою партнерство між муніципалітетами та місцевими підприємцями. Колишня Міжнародна асоціація БОГМ, що тепер називається Західна асоціація БОГМ має таку організаційну модель діяльності, яка “фінансується як приватним, так і громадським сектором, стратегічними альянсами та ключовими прибутковими центрами” є ідеальною для БОГМ 21 століття. Одним з найпопулярніших прикладів напівпублічного БОГМ є модель, коли влада надає приміщення та обладнання, а інші зацікавлені сторони в індустрії туризму, як-от фірми, що працюють у сфері прийому туристів, фінансують переважну частину діяльності БОГМ через сплату членських внесків, за що отримують маркетингові та інші спеціальні послуги. Ці послуги можуть включати рекламу на вебсайті БОГМ і в друкованих рекламних матеріалах, запрошення на спеціальні заходи, місця на виставках за спеціальним тарифом, а також доступ до науково-дослідницької інформації. Нижче подано лист-запрошення стати членом БОГМ в місті Нешвілл (США) . Органи місцевого самоврядування також можуть робити внесок у фінансування БОГМ, віддаючи йому певні замовлення, як-от розробка та оновлення паспорту міста, таким чином гарантуючи мінімум доходів працівникам БОГМ впродовж року.
|
Приклад 5 – Запрошення на платній основі стати членом БОГМ міста Нешвілл (штат Теннессі) Ми запрошуємо вас приєднатися до нашої організації в якості “статутного члена”, з тим щоб запровадити стандарти лідерства, які забезпечать майбутні успіхи цієї програми. В нашій громаді велося багато розмов щодо важливості розвивати індустрію прийому туристів та її роль у забезпеченні економічної життєздатності нашого міста. Широка підтримка Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Нешвілл з боку бізнесової спільноти забезпечить наш успіх та допоможе відігравати постійну роль у розбудові великого міста. |
Міста з великим ринковим потенціалом для БОГМ можуть забезпечити достатній інтерес приватного сектору для того, щоб започаткувати цілковито приватне БОГМ або створити публічно-приватне партнерство, де приватна сторона повністю фінансує становлення та діяльність БОГМ. Часто такі можливості з’являються, коли БОГМ є частиною чи пов’язане з більшим проектом з будівництва Палацу зібрань, який може забезпечити проведення в місті багатьох конференцій та виставок, а разом з тим придбання товарів і послуг, зокрема й проживання, харчування, розваг, роздрібної торгівлі, транспорту та бізнесових потреб. Місто зі значним потенціалом щодо проведення конференцій може привабити приватного інвестора чи консорціум інвесторів для будівництва Палацу зібрань та створення БОГМ, запропонувавши стратегічну земельну ділянку та право будівництва на ній. Тоді приватний інвестор може стати власником БОГМ та використовувати прибутки від проведення конференцій для фінансування діяльності Бюро. З іншого боку, частка поточного бюджету БОГМ може фінансуватися за рахунок членських внесків зацікавлених сторін та придбання послуг Бюро органами місцевого самоврядування. Публічно-приватне партнерство між місцевою владою та інвестором також може працювати на основі моделі “будівництво-користування-передача”, коли інвестор будує і користується Палацом зібрань, що розташований на землі, виділеній містом, а тоді через років 20 передає його назад у власність органу місцевого самоврядування.
Кількість осіб, що працюють в БОГМ, а також їхня кваліфікація теж залежать від конкретного переліку послуг і очікуваної кількості гостей міста. Для того щоб БОГМ працювало ефективно необхідно, щоб його працівники володіли навичками маркетингу, роботи з клієнтами, планування заходів, комунікації, розробки інтернет- та рекламних матеріалів, а також адміністративними навичками. Кожне місто повинно мати власну модель і вирішувати чи наймати цих людей на повну ставку, підписувати контракти з підрядними компаніями або користуватися послугами волонтерів. Окрім цього, необхідно ефективно використовувати різноманітні навички членів Дорадчої ради в роботі БОГМ. Дорадча рада також повинна впевнитися, що БОГМ має чітку місію та цілі, а також затверджений план для їх досягнення.
|
Приклад 6 – Організаційна структура міста Пітсбург (штат Пенсільванія) БОГМ міста Пітсбург керує Рада директорів та керівний персонал. Організаційна структура Бюро складається з шести департаментів:
|
5. Знайдіть місце та приміщення для БОГМ. Яке приміщення необхідне для БОГМ здебільшого залежить від набору послуг, які воно планує надавати. Деякі міські БОГМ мають просторі центри ярмарків та конференцій, де вони можуть проводити великі виставки та масові приватні вечірки. Інші Бюро приймають лише невеличкі конференції та семінари. Щонайменше БОГМ повинно мати облаштоване місце для проведення зустрічей і харчування, розміщення працівників та інформацію про місто і як до нього дістатися. Якщо БОГМ не може надати певні послуги, яких потребує клієнт, корисно мати інформацію про компанії, що можуть забезпечити такі послуги. Важливим чинником, про який необхідно пам’ятати, є фізичне розташування БОГМ в місті. БОГМ має розташовуватися у центральній або легко доступній частині міста, щоб звести до мінімуму час, необхідний для гостей міста, аби дістатися туди.
|
Приклад 7 – Приміщення БОГМ міста Саванна (штат Джорджія) Міжнародний торговельний та конференційний центр міста Саванни пропонує 330000 квадратних футів приміщень для проведення зустрічей та виставок з фантастичним видом на багатолюдну набережну. Тут ви знайдете сучасні приміщення для проведення зустрічей. Громадський центр Саванни, що розташований у серці історичного кварталу, пропонує 25000 квадратних футів виставкових площ, аудиторію на 2500 місць, першокласну аудіосистему та залу з можливістю під’їзду на автомобілі. Все це розташовано на відстані приємної пішої прогулянки від основних готелів та ресторанів. Декілька інших місцевих закладів можуть запропонувати щонайменше 10000 квадратних футів площ; ми також можемо похвалитися, що маємо понад 10000 готельних кімнат. |
6. Просувайте й рекламуйте. Все це може залишитися незатребуваним, якщо ваші потенційні клієнти не дізнаються про послуги, пропоновані вашим Бюро у справах конференцій та відвідувачів.Існують різні канали та способи поширення цієї інформації: промоційні брошури та буклети, реклама в спеціалізованих друкованих ЗМІ та на телебаченні, розсилка поштою і, звичайно ж, можливості сучасних технологій та Інтернету. Дуже важливо мати вдало розроблений вебсайт БОГМ. Щонайменше вебсайт повинен містити таку інформацію: перелік пропонованих послуг, характеристики наявних місць для проведення зустрічей, інформація про місця проживання і транспорт, календар міських заходів, а також контактну інформацію. Деякі вебсайти, що належать різним БОГМ, містять календар подій прив’язаний до закладів. Таким чином потенційні клієнти в змозі з’ясувати, чи можливо провести свій захід в певний день у певному місці. Деякі вебсайти таких Бюро мають спеціальні форми, які клієнти можуть заповнювати в режимі “online”, щоб зробити запит про інформацію, яка їм необхідна. Інтернет-адреси вебсайтів певних БОГМ США та Європи можна знайти у розділі “Інтернет ресурси”, поданому нижче.
7. Розробіть маркетинговий план. Усі кроки, про які йшлося вище, слід включити в маркетинговий план БОГМ. Маркетинговий план буде путівним документом для усієї подальшої роботи. Як і будь-який інший, цей маркетинговий план для БОГМ має починатися з формулювання місії та цілей організації. Після ретельного аналізу необхідно розробити й перелічити усі конкретні маркетингові програми. Наприклад, Маркетинговий план БОГМ міста Лонгв’ю містить сім категорій маркетингових програм: продаж замовлень на проведення конференцій, послуги щодо проведення конференцій, послуги відвідувачам, продаж туристичних замовлень, спеціальні заходи, комунікації та “паблік рілейшнз”, а також рекламу. Ви можете ознайомитися з Маркетинговим планом БОГМ міста Лонгв’ю нижче у розділі “Приклади”.
На початок
РЕСУРСИ ІНТЕРНЕТУ
- http://www.visitlongviewtexas.com/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Лонгв’ю.
- http://www.edinburgh-festivals.com/festivals.cfm Вебсайт містить єдиний офіційний онлайновий перелік усіх фестивалів у місті Единбург.
- http://www.neworleanscvb.com/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Новий Орлеан.
- http://onlysf.sfvisitor.org/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Сан-Франциско.
- http://www.seeseattle.org/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Сіетл.
- http://www.iacvb.org/iacvb/resource_center/pdf/futures_proj_sum.pdf Вебсайт Колишньої Міжнародної асоціації бюро у справах конференцій та відвідувачів, а тепер Західної асоціації бюро у справах конференцій та відвідувачів, новий вебсайт якої за цією адресою http://www.wacvb.com/
- http://www.musiccityusa.com/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Нешвілл.
- http://www.mcvb.com.au/bureau-home.aspx Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Мельбурн.
- http://www.visitpittsburgh.com/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Пітсбург.
- http://www.savannah-visit.com/ Вебсайт Бюро у справах конференцій та відвідувачів міста Саванна.
- http://www.traveldailynews.com/makeof.asp?central_id=766&permanent_id=17 Стаття про результати дослідницької роботи на тему “Фінансування Бюро у справах конференцій та відвідувачів: Порівняльний аналіз американських та неамериканських Бюро”
ПРИКЛАДИ
Маркетинговий план міста Лонгв'ю (документ Word)


