Виконання стратегічного плану потребує постійного моніторингу. Ефективна система моніторингу має складатися з постійного відстеження досягнутих результатів та їхнього порівняння з запланованими показниками.
Функцію моніторингу виконання стратегічного плану має взяти на себе комітет управління реалізацією плану.
Однією з переваг стратегічного планування є залучення лідерів громади до процесу, в результаті чого ці особи набувають нового досвіду та стають більш відомими у громаді. Ці люди стають корисним ресурсом, тому варто запропонувати шістьом - десятьом членам комітету залишитися та працювати в складі комітету управління реалізацією. У складі цього комітету мають бути представлені як офіційні посадовці, так і приватні особи. Бажано, щоб переважно були представлені останні. Це буде демонструвати, наскільки місцева влада вважає важливим працювати на основі публічно-приватного партнерства.
В процесі моніторингу треба відслідковувати такі дії:
- Прогрес у реалізації кожного завдання порівняно з запланованим у планах дій.
- Фактичні витрати часу і фінансових ресурсів порівняно з запланованими ресурсами.
- Зміни в організаціях та їх персональному складі, які можуть вплинути на спроможність виконувати доручені їм заходи.
- Зміни у зовнішньому середовищі, які можуть викликати необхідність змін у плані.
- Оцінка результатів після реалізації стратегій.
Стратегічний план складається з багатьох компонентів, тому на перший погляд функція моніторингу може здатися зайвою та обтяжливою. Насправді, моніторинг це єдиний спосіб переконатися в тому, що результати роботи відповідають тому, що було заплановано.
Існують три питання, на які треба обов’язково відповісти в процесі моніторингу:
- Чи реалізація цієї програми допомагає досягнути поставленої мети?
- Чи це завдання все ще є актуальним?
- Якою є віддача від інвестицій у цю програму?
Ефективна система моніторингу має давати об’єктивну та правильну оцінку результатів виконання плану. Дуже часто важко виміряти, наскільки успішним була реалізація того чи іншого завдання. Також, не завжди можна швидко оцінити, чи виконання певного завдання впливає на кінцевий очікуваний результат, який необхідно досягнути. Щоб вирішити цю проблему, треба обов’язково розробити індикатори, за якими буде вимірюватися успішність виконання кожного завдання. Індикатори виконання завдань мають бути узгоджені з індикаторами всіх цілей вищого порядку (стратегічних та оперативних цілей, критичних питань, бачення тощо).
План моніторингу має систематично оновлюватися з урахуванням змін у середовищі. Виконання завдань моніторингу мають бути не разовими заходами, а безперервним процесом аналізу, перегляду і коригування впровадження стратегії. Цей план, у свою чергу, має аналізуватися і переглядатися принаймні щорічно, щоб гарантувати, що індикатори відповідають намірам і надають адекватну інформацію.
Якщо, наприклад, виникають радикальні зміни у середовищі, наприклад, припиняє свою діяльність велике підприємство, втрачено суттєво важливу інфраструктуру або у громаді з’явився новий великий роботодавець, комітет управління реалізацією може знову скликати комітет стратегічного планування для розробки нової або альтернативної стратегії.
Реалізація стратегічного плану економічного розвитку зазвичай триває від трьох до п’яти років. В умовах, які швидко змінюються, важливо відслідковувати як зовнішні чинники впливають на громаду. Система моніторингу має бути побудована таким чином, щоб комітет управління реалізацією мав змогу проводити аналіз змін та вчасно звітувати про це міському голові. Якщо виникне потреба у внесенні до плану значних змін, весь процес стратегічного планування починають заново, тобто з дослідження середовища. Проте це необов’язково забере стільки ж часу, скільки попередня розробка стратегії. Все буде залежати від складності проблеми, масштабу змін та ступеню впливу на громаду.
